Storie reali di chi usa Fix-Book

Il titolare lo dice senza giri di parole. “Per due anni abbiamo pensato che la confusione fosse normale. Tutti i laboratori sono così, no?” In effetti il modello che descrive lo abbiamo visto decine di volte: un foglio Excel condiviso su Drive per i ticket aperti, un gruppo WhatsApp dove lui, il socio e il ragazzo che fa la microsaldatura due giorni a settimana si scambiavano fotografie del display rotto col post-it sopra (“urgente cliente B, sblocco pattern, Samsung A52”), i ricambi gestiti a memoria.

La cosa che li ha portati a cercare un gestionale è stata una storia specifica: il dicembre 2024 (il loro picco di volume), si sono trovati con tre clienti che avevano lasciato i telefoni in laboratorio da oltre due settimane senza nessuno che li avesse mai cercati. I telefoni stavano in un cassetto perchè il ricambio era arrivato e nessuno se n'era accorto. Brutta figura, tre regali fatti in extremis per scusarsi, e il titolare che a Natale si è messo a contare le ore perse al telefono coi clienti che chiamavano per chiedere “a che punto è?”. Stima sua: 9-12 ore alla settimana solo per la riconciliazione e per rispondere a quelle telefonate.

Hanno provato Fix-Book a febbraio 2025 (i loro mesi più tranquilli) durante il trial gratuito. La prima cosa che li ha sorpresi è stata la velocità di apertura di un ticket col tablet: IMEI scannerizzato, marca e modello dal dropdown, pattern lock disegnato direttamente sulla griglia 3x3, foto pre-intervento scattate dal tablet stesso, accessori consegnati spuntati da una checklist. Quarantacinque secondi netti per un ticket completo. Prima ce ne mettevano quattro minuti scarsi con Excel + foto sul telefono + descrizione scritta a mano.

Ma la cosa che ha cambiato davvero la giornata è stato il magazzino integrato col ticket. “Una banalità,” dice il titolare, “ma è la cosa che ti fa capire la differenza tra Excel e un gestionale vero. Aggiungi il display al ticket, il display scala dal magazzino quando chiudi il ticket. Se il ricambio non c'è in magazzino, finisce automaticamente nella lista del prossimo ordine al fornitore. Non è più un'azione che devi ricordarti di fare alla sera.”

Per il banco microsaldatura — quello del ragazzo part-time — hanno usato i ruoli granulari. Lui vede solo i ticket di microsoldering assegnati a lui, non vede i prezzi di costo dei ricambi, non può modificare i ticket altrui. Era una cosa che chiedevano al gestionale precedente da un anno, mai ottenuta. “Ora il ragazzo apre il tablet, vede solo i suoi tre-quattro ticket della giornata, ci lavora, marca chiuso, foto del prima e del dopo saldatura. Il cliente riceve automaticamente la notifica.”

Il momento “ah-ha” — quello che racconta a chi gli chiede com'è andata — non è stato sulle funzioni ma sui numeri. “A fine settembre [2025] ho guardato il report margini e ho scoperto che il margine vero era 28,7% non 35% come pensavo. Per anni ho calcolato il prezzo di vendita partendo da un costo medio sui ricambi che era sballato di 7 punti. Senza il gestionale non l'avrei mai visto. Ho alzato i prezzi su tre voci dove stavo perdendo soldi e ho risolto un buco che non sapevo di avere.”